Comment organiser un événement digital réussi : Guide étape par étape

En 2024, le marché des événements digitaux est évalué à 216,12 milliards de dollars. Ce chiffre devrait tripler d’ici 2029 pour atteindre 657,45 milliards USD[1]. Cette révolution numérique en cours transforme la façon dont nous nous connectons, apprenons et travaillons ensemble, ce qui fait des événements digitaux une composante incontournable de la stratégie globale de communication et de marketing d’une entreprise. Mais organiser un événement digital réussi va bien au-delà du simple passage d’un format physique à un format en ligne.

Découvrez comment maximiser l’impact de votre événement digital avec notre guide étape par étape.

Planification et préparation

Définir ses objectifs

La clé d’un événement digital réussi réside dans la clarté et la précision de ses objectifs. Avant de plonger dans les détails logistiques, prenez un moment pour réfléchir à ce que vous souhaitez réellement accomplir. Voulez-vous accroître la notoriété de votre marque, générer des leads, éduquer votre audience sur un nouveau produit, ou renforcer la cohésion de votre communauté ? Fixer des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART) fournira une direction claire pour tout le processus d’organisation et aidera à mesurer le succès de votre événement. Ces objectifs guideront non seulement le contenu et le format de votre événement mais influenceront également la manière dont vous engagez vos participants et évaluerez les résultats post-événement. En ayant une compréhension claire de ce que vous souhaitez atteindre, vous serez mieux équipé pour créer l’évènement digital qui ressemble à votre image de marque.

Choisir la plateforme

Le choix de la plateforme est une étape cruciale dans la réussite de votre événement digital. Elle doit non seulement répondre à vos besoins techniques et fonctionnels mais aussi offrir une expérience utilisateur fluide et agréable. Prenez en compte des critères essentiels tels que la capacité d’accueil, les fonctionnalités d’interaction (chat, sondages, Q&R), la compatibilité avec différents appareils et systèmes d’exploitation, ainsi que les options de personnalisation et de sécurité. Pensez également à l’analyse et au reporting post-événement, car ces données seront précieuses pour mesurer le succès de votre événement et planifier les prochains. Faites des recherches approfondies, testez plusieurs plateformes si possible, et n’hésitez pas à demander des démonstrations ou des essais gratuits pour prendre une décision éclairée qui alignera les capacités techniques de la plateforme avec les objectifs de votre événement.

Conception de l’événement

Thème et contenu :

Choisissez un thème pertinent et engageant qui résonne avec votre public interne.
Développez un contenu varié : présentations, ateliers, sessions de Q&A.
Assurez la pertinence du contenu avec les objectifs de l’entreprise et les intérêts des employés.

Programme et calendrier :

Structurez les sessions pour maximiser l’engagement : limitez la durée, variez les formats.
Prévoyez des pauses et des activités de team building.
Adaptez le calendrier aux différents fuseaux horaires des collaborateurs, si nécessaire.

Intervenants et animateurs :

Sélectionnez des intervenants experts dans leur domaine, pertinents pour le thème.
Préparez les animateurs avec des sessions de répétition et des briefings.
Encouragez les interactions entre les intervenants et les employés pour dynamiser les sessions.

Promotion de l’événement

Stratégies de marketing digital

L’élaboration de stratégies de marketing digital efficaces est essentielle pour promouvoir votre événement digital interne et assurer une large participation. Utilisez les réseaux sociaux pour créer un buzz autour de l’événement : partagez des teasers, des interviews d’intervenants, et des aperçus exclusifs pour susciter l’intérêt et l’anticipation. Intégrez l’e-mail marketing pour envoyer des invitations personnalisées, des rappels et des mises à jour sur l’événement, en soulignant les points forts et les bénéfices de la participation. Envisagez des partenariats avec d’autres départements ou avec des marques externes pour élargir votre portée et ajouter de la valeur à votre événement. En combinant ces approches, vous pouvez créer une campagne de communication complète qui engage les employés, stimule l’inscription et maintient l’enthousiasme jusqu’au jour J.

Page de l’événement et inscription

Assurez l’efficacité de votre événement digital avec une page d’accueil convaincante et un processus d’inscription simplifié. Une page d’accueil attrayante doit fournir des informations clés – objectifs, agenda, et intervenants – tout en étant visuellement engageante pour encourager les inscriptions. Simplifiez le formulaire d’inscription pour qu’il soit rapide et facile à remplir, en évitant les demandes d’informations superflues. Une combinaison d’une page informative et d’un processus d’inscription sans encombre garantira une meilleure participation et une expérience utilisateur positive dès le premier contact.

Engagement et interaction

Maximiser l’engagement et l’interaction est essentiel pour la réussite d’un événement digital.

Interactivité pendant l’événement

Favorisez une participation active en intégrant des Q&R en direct, des sondages instantanés et des jeux interactifs pour maintenir l’attention et l’engagement. Utilisez des outils qui permettent aux participants de poser des questions en temps réel et d’interagir avec les intervenants et entre eux. Des pauses interactives, comme des quiz ou des défis, peuvent également dynamiser l’audience et améliorer l’expérience générale de l’événement.

Réseaux et communauté

Encouragez la formation de réseaux et la construction de la communauté en proposant des salles de discussion thématiques et des séances de réseautage digital. Créez des groupes ou des forums où les participants peuvent échanger sur des sujets spécifiques avant, pendant et après l’événement. Ceci aide à construire des relations durables et à renforcer le sentiment d’appartenance à la communauté.

Assistance technique

Assurez une expérience sans tracas en fournissant un support technique accessible et réactif. Disposer d’une équipe d’assistance prête à aider avec les problèmes techniques garantit que les participants et les intervenants peuvent se concentrer sur le contenu de l’événement sans être interrompus par des soucis techniques. Une assistance clairement indiquée et facilement accessible contribue à la fluidité de l’événement et à la satisfaction des participants.

Suivi et analyse

Le suivi et l’analyse post-événement sont cruciaux pour évaluer la réussite de votre événement digital et pour poser les bases d’améliorations futures. Cette étape permet non seulement de mesurer l’atteinte de vos objectifs initiaux, mais aussi de recueillir des insights précieux sur les préférences et le comportement de votre audience. En analysant les données de participation, les feedbacks des participants et les performances des différentes sessions, vous pouvez identifier les points forts ainsi que les domaines à améliorer. Dans cette section, nous aborderons les meilleures pratiques pour collecter et analyser les données post-événement, et comment utiliser ces informations pour optimiser vos futurs événements digitaux.

Feedback

Recueillir le feedback des participants après l’événement est crucial pour l’amélioration continue. Utilisez des enquêtes courtes et ciblées pour collecter des avis sur le contenu, l’interaction et la plateforme. Analysez ces retours pour identifier les points forts et les domaines à améliorer, ce qui vous aidera à peaufiner vos prochains événements. Une écoute active des participants est essentielle pour affiner votre stratégie et offrir des expériences toujours plus satisfaisantes.

Analyse des données

Pour mesurer le succès de votre événement, concentrez-vous sur divers indicateurs clés de performance (KPIs). Cela inclut le taux de participation, le niveau d’engagement pendant les sessions (par exemple, le temps passé, les interactions comme les questions et les sondages), et le taux de rétention. Comparez ces données avec les objectifs que vous aviez fixés pour évaluer l’efficacité de l’événement. L’analyse des données vous aidera à comprendre quels éléments ont le mieux fonctionné et quels aspects nécessitent des ajustements. En exploitant ces informations, vous pourrez optimiser la planification, le contenu et la promotion de vos futurs événements pour garantir une amélioration continue et un succès croissant.

Content marketing post-événement

Utiliser le content marketing post-événement est une stratégie efficace pour prolonger l’impact de votre événement digital et engager davantage votre audience. Transformez les moments forts, les enseignements clés et les contenus des sessions en différents formats comme des articles de blog, des vidéos récapitulatives, des infographies ou des podcasts. Partagez ces ressources sur vos canaux digitaux pour engager les participants ainsi que ceux qui n’ont pas pu assister. Cela renforce la valeur de votre marque et encourage les discussions et le partage d’informations après l’événement. En outre, ces contenus servent à maintenir l’intérêt pour les sujets abordés et à promouvoir vos futurs événements, en créant un cycle vertueux de contenu et d’engagement.

Enfin…

Organiser un événement digital réussi nécessite une planification méticuleuse, une exécution soignée et un suivi rigoureux. En suivant les étapes décrites dans ce guide, de la définition des objectifs à l’engagement post-événement, vous pouvez créer une expérience digitale enrichissante qui résonne avec votre audience et renforce la présence de votre marque dans le monde numérique. Rappelez-vous que chaque événement est une opportunité d’apprentissage pour perfectionner vos stratégies et offrir des expériences toujours plus captivantes et significatives. Engagez, évaluez et évoluez – votre prochain événement digital pourrait bien être votre meilleur à ce jour.

Contactez-nous dès maintenant pour commencer à planifier votre prochain événement digital avec Digital Event.

[1] https://www.mordorintelligence.com/fr/industry-reports/virtual-events-market

Les secrets d’un évènement hybride réussi

Quand le réel rencontre le virtuel

Dans un monde où la technologie avance à pas de géant, les événements hybrides offrent un équilibre parfait entre l’accessibilité du virtuel et la chaleur des interactions humaines. Ils peuvent ouvrir la porte à un public plus large et briser les barrières géographiques. En cela, l’avantage principal qu’ils offrent reste leur immense flexibilité. Pourtant, orchestrer un événement hybride réussi dépasse la simple superposition d’une composante virtuelle sur un événement physique.

Découvrez dans cet article les subtilités des évènements hybrides, des outils technologiques aux stratégies d’engagement du public.

Sommaire :

  • La technologie au cœur des évènements hybrides
  • Engagement du public et stratégies innovantes
  • Le marketing des évènements hybrides
  • L’avenir des évènements hybrides
  • Evènement digital
  • Des évènements à la rencontre entre mondes physique et digital
  • La technologie au cœur des évènements hybrides

En 2024, la technologie est devenue l’épine dorsale des événements hybrides, jouant un rôle clé dans le mélange des expériences physiques et numériques. Découvrons ensemble comment différentes technologies transforment ces événements et optimisent l’expérience.

Réalité augmentée, réalité virtuelle

La réalité augmentée (RA) et la réalité virtuelle (RV) offrent des possibilités inédites pour enrichir les événements hybrides. La RA peut superposer des informations numériques dans l’environnement physique, ce qui permet aux participants sur place d’interagir avec des éléments virtuels. Par exemple, lors d’une exposition, des stands peuvent être enrichis de détails interactifs visibles uniquement à travers des appareils de RA.

Quant à la RV, si les technologies actuelles ne permettent pas encore l’organisation d’évènements entièrement virtuels, elle peut aussi être intégrée aux évènements. Certaines organisations font par exemple le choix de proposer des formations en réalité virtuelle à leurs participants. Cette approche à la fois ludique et éducative contribue à rendre l’évènement le plus marquant possible.

Intelligence artificielle et personnalisation

L’intelligence artificielle a beaucoup de potentiel dans la personnalisation de l’expérience des événements hybrides. Grâce à l’analyse des données, l’IA peut recommander des sessions spécifiques, des rencontres professionnelles et des contenus adaptés aux intérêts individuels des participants. Cette personnalisation accrue assure une expérience non seulement plus pertinente, mais aussi plus engageante pour chaque participant, qu’il soit en ligne ou sur place.

Par exemple, si un participant est intéressé par le marketing digital, l’IA pourrait lui suggérer d’autres professionnels du marketing avec lesquels discuter, ou de participer à des groupes de discussion centrés sur le sujet. L’expérience de réseautage est plus ciblée : elle n’en est que plus efficace.

Engagement du public et stratégies innovantes

L’engagement du public est une pierre angulaire dans le succès des événements hybrides. Il ne s’agit plus simplement de présenter du contenu, mais de créer une expérience participative et mémorable pour chaque participant.

L’interactivité est essentielle

La clé pour engager le public dans un événement hybride est d’offrir une interactivité qui transcende les frontières du physique et du numérique. Les outils comme les sessions de questions-réponses en direct, les ateliers interactifs, et les espaces de discussion permettent aux participants en ligne de s’impliquer activement. Les organisateurs encouragent la participation en utilisant des technologies de vote en temps réel ou des applications de feedback, créant ainsi un dialogue bidirectionnel entre les intervenants et l’audience.

Expériences immersives et gamification

De nombreux organisateurs intègrent également des éléments de gamification. Cela peut inclure des défis, des jeux, ou des activités basées sur des points, qui stimulent la compétition saine et l’interaction. En outre, les expériences immersives, telles que les énigmes de réalité augmentée ou les aventures en réalité virtuelle, peuvent transformer un événement en une expérience ludique et éducative, boostant ainsi l’engagement et la rétention.

Engager le public via les réseaux

Enfin, les réseaux sociaux jouent un rôle crucial dans l’engagement du public. En intégrant des fonctionnalités de partage social, comme des hashtags spécifiques à l’événement ou des concours de partage de photos, les organisateurs peuvent étendre l’expérience de l’événement au-delà de ses limites physiques ou numériques. Cela encourage non seulement la participation active, mais aide aussi à construire une communauté autour de l’événement.

Par ailleurs, les fonctionnalités live des plateformes comme Facebook ou Instagram sont encore trop peu utilisées alors que leur valeur ajoutée est réelle. Elles permettent aux participants de réagir, de commenter et d’interagir directement avec les intervenant, ce qui renforce leur sentiment d’être intégrés à l’évènement même s’ils ne s’y trouvent pas.

Marketing des évènements hybrides

Le marketing des événements hybrides a beaucoup évolué ces dernières années pour répondre aux défis uniques que présentent les évènements hybrides. Les stratégies de marketing doivent non seulement attirer les participants, mais aussi communiquer efficacement la valeur ajoutée de l’expérience hybride.

Ciblage et analyse

Avec une audience potentielle élargie grâce au format hybride, le ciblage devient plus crucial que jamais. Les marketeurs utilisent des données démographiques, comportementales et psychographiques pour segmenter leur audience et créer des messages personnalisés. Des campagnes ciblées permettent de toucher les bons individus, qu’ils préfèrent participer en ligne ou en personne, maximisant ainsi l’efficacité des efforts marketing.

Enfin, le marketing des événements hybrides nécessite une analyse constante et une adaptation rapide. Les outils d’analyse permettent aux marketeurs de suivre les performances de leurs campagnes en temps réel, et d’ajuster leurs stratégies pour maximiser l’impact. Cette agilité permet de rester pertinent et efficace dans un environnement rapidement changeant.

L’importance du storytelling

Une communication efficace pour un événement hybride implique l’utilisation de multiples formats de contenu – blogs, vidéos, podcasts, et publications sur les réseaux sociaux. Le storytelling est au cœur de ces contenus, racontant l’histoire de l’événement, ses orateurs, ses participants, et les expériences uniques qu’il offre. Cette approche narrative ne vend pas seulement l’événement, mais crée également une connexion émotionnelle avec le public potentiel.

L’avenir des évènements hybrides

Si la pandémie de Covid nous a démontré que le virtuel ne remplaçait pas encore les contacts en face-à-face, les innovations technologiques nous en rapprochent et redéfinissent notre perception de ce qu’est un évènement. Certaines occasions sont irremplaçables par le virtuel ; d’autres sont optimisées par l’expérience digitale. Quel est alors l’avenir des évènements hybrides ?

Augmenter la réalité ou virtualiser le réel ?

Nous en parlions au début de cet article : les outils technologiques sont amenés à évoluer et les évènements avec eux. La technologie holographique par exemple pourrait bien permettre aux orateurs ou aux artistes de se produire simultanément sur plusieurs scènes, virtuelles et physiques, dans le monde entier.

La réalité augmentée va également sans doute participer à ces changements. Alors qu’elle est déjà intégrée aux évènements, on peut imaginer qu’elle va devenir encore plus immersive et interactive, ce qui réduira ainsi effectivement de nombreux coûts en matière de matériel et de ressources humaines. Ces changements optimiseront les évènements hybrides.

D’autres changements possibles pointent vers une virtualisation de nos évènements. On pense notamment à l’avènement très attendu du métavers et aux évolutions spectaculaires de la réalité virtuelle. Des participants en ligne pourraient par exemple explorer un espace d’exposition virtuel en 3D, interagissant avec des produits ou des services comme s’ils étaient physiquement présents.

Enfin, l’intelligence artificielle pourrait être utilisée pour créer des itinéraires personnalisés pour les participants, tandis que les données collectées pendant l’événement pourraient aider à améliorer les expériences futures. La connectivité permettra une transmission en direct de meilleure qualité et des interactions en temps réel plus fluides.

Les attentes du public

Aujourd’hui déjà, le public s’attend à plus qu’une simple diffusion en direct d’un événement physique. Les participants en ligne cherchent une expérience immersive et interactive, où ils peuvent se sentir aussi impliqués et valorisés que ceux qui sont sur place. Cette attente pousse les organisateurs à innover constamment dans la façon dont ils conçoivent et exécutent les événements hybrides, en mettant l’accent sur la personnalisation, l’accessibilité et l’inclusion.

Cela signifie non seulement l’adoption de nouvelles technologies, mais aussi une réflexion sur la structure même de l’événement. Les sessions pourraient être conçues pour encourager une interaction plus riche entre les participants physiques et virtuels, et les horaires pourraient être adaptés pour couvrir différentes zones horaires.

Bien choisir son agence

Que vous planifiiez un lancement de produit, une conférence, ou un séminaire, notre équipe d’experts est prête à vous accompagner à chaque étape. Nous garantissons une expérience fluide pour tous les participants, qu’ils soient sur place ou en ligne.

Contactez-nous pour créer un évènement hybride avec créativité et professionnalisme.

Digital Event au cœur du #Panda Live de WWF !

Dans le cadre de la dernière campagne présidentielle, WWF France a souhaité inviter les principaux candidats pour répondre à une série de questions sur l’écologie en direct sur internet. Entre février et avril, ils ont donc reçu dans leurs locaux Emmanuel Macron, Yannick Jadot, Jean-Luc Mélenchon, Nicolas Dupont-Aignan et Benoit Hamon.

Nous étions en charge de toute la partie technique de chacun de ces évènements.

Installation d’un décor et mise en œuvre du matériel, captation multicaméras des interviews présentées par Pascal Canfin, retransmission live sur facebook et periscope, intégration de titrages en simultané, installation d’un dispositif pour que les intervenants puissent voir une sélection des questions posées en direct par les spectateurs.

La plus grosse performance en audience de ces lives a été de plus de 7000 spectateurs simultanés et plus de 22 000 vues. Un vrai succès pour WWF France !